Síntesis

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Buenas noches lectores, ya en publicaciones anteriores hemos tratado las características técnicas, definición, historia, entre otras que debe tener un Sistema de Gestión Documental y en esta publicación haremos una síntesis de todas estas resaltando las más importantes, el uso de un sistema como este es de vital importancia dentro de una organización ya que todas sus sucursales u oficinas no están del todo centralizadas, y no solo aplica para organizaciones con oficinas dispersas también para una organización que tenga sus oficinas centralizadas generando así problemas de comunicación entre los empleados por la dificultad en el acceso a los documentos compartidos.

Attractive fit businesswoman

Cuando no se lleva una buena gestión de los documentos en una organización se pierden la importancia que tiene ese documento además puede que se esté perdiendo el conocimiento, ya que nadie lo va a encontrar, pocas personas saben que existe, no se sabe que contiene el documento, no se tiene información de su autor ni de permisos de acceso.

En la implementación de un software cualquiera es importante planificar bien que es lo que se quiere, en donde se va a instalar, quienes van a ser los principales involucrados en el proyecto, como se van a hacer las capacitaciones, en fin una serie de cuestiones que son fundamentales para el éxito de la solución; en sistemas de gestión documental es se debe tener la mayor cantidad posible de documentos físicos digitalizados ya que esto nos ayudara también a tener acceso a cualquier documento desde cualquier sitio y no es necesario ir a buscarlo y acceder físicamente a él, además que los documentos digitalizados son la razón de ser de un sistema de gestión documental.

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La indexación en un sistema como estos nos ayuda a mejorar el rendimiento de búsqueda y recuperación de documentos, por eso es importante contemplar esta opción a la hora de implantar un DMS y cuestionarse si el proceso de indexación se va a hacer manualmente o el mismo sistema lo hará, la seguridad en un sistema como estos es demasiado importante ya que dentro de él se almacenan documentos valiosos y privados de la organización, pueden ser documentos como la nómina de los empleados hasta la estrategia organizacional de la empresa, además es importante definir perfiles de usuarios y también que permisos tienen sobre el documento.

Es importante que ustedes lectores se pregunten como tengo configurado mi DMS en la organización, porque no tengo el DMS en la organización,  existe la necesidad de tener un DMS, que cantidad de documentos manejo al día, son de fácil acceso, la respuesta a estas preguntas solo la saben ustedes mismos y si en algo les podemos ayudar con gusto se les aconsejara solo es que comenten y ahí estaremos apoyándolos.

Referencias

https://doc.openerp.com/book/7/7_19_Documents/7_19_Documents_importance/
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

Tendencias : Lo que le depara a los DMS

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Hola de nuevo queridos lectores. Hemos terminado de entender el proceso involucrado en la gestión documental dentro de las empresas y como actúan los sistemas de gestión documental en cada uno de ellos. Con esto claro, podemos empezar a tratar nuevos horizontes y conceptos alrededor de los DMS, en esta ocasión: tendencias.

Hace un tiempo vimos como fue la evolución histórica de los DMS, donde grandes cambios hacían de ellos una herramienta cada vez mas poderosa, útil y usable. Pues bien, el entorno de la gestión documental no es ajeno a las grandes tendencias tecnológicas de estos días y a continuación veremos los principales focos de evolución:

1---SaaS

De la mano con la computación en la nube, los sistemas de gestión documental han movilizado su distribución como aplicación de escritorio tradicional conectada a internet (web enabled) hasta evolucionar para ser ejecutada directamente desde un explorador web (web based), lo que otorga:

  • Mayor simplicidad en el proceso de gestión documental.
  • Mayor facilidad de acceso.
  • Menos esfuerzos de mantenimiento.
  • Una solución costo efectiva.

A pesar de que esto no es nuevo, la tendencia le apunta a los avances que han sufrido las plataformas cloud recientemente y a la facilidad de integración que esto otorga.

2---Mobile

La movilidad está impactando el entorno empresarial y personal de una manera increíble, y la posibilidad de acceder en cualquier momento y en cualquier lugar esos datos y documentos se hace imprescindible. ¿Cuán útil sería trabajar desde un dispositivo táctil sobre los archivos de la empresa? El nivel de productividad aumentaría enormemente.  Así es como los DMS están ofreciendo más capacidades para ser accedidos remotamente desde una basta cantidad de dispositivos.

3---Seguridad

La protección de los activos de información almacenados en archivos y documentos siempre ha sido una actividad crítica, de la mano con la reducción de riesgos sobre ellos. Pero el problema incrementa en la medida en que los documentos y las vías de distribución siguen y siguen aumentando. Por tal razón los DMS han venido acoplando las herramientas de seguridad usuales existentes en otras soluciones, como el cifrado y el control de usuarios por roles.

4---Regulacion

Los entornos de regulación alrededor de la gestión documental se han convertido en una norma y un aspecto a tener en cuenta dentro de cada empresa, al punto que sus necesidades frente a la gestión documental deben ser vistas a la par de las obligaciones en la custodia de información. En vista de ello, y teniendo en cuenta las diferentes maneras en que esto puede ocurrir, los DMS incorporarán los estándares y las regulaciones que más se acomoden al entorno en que serán usadas.

5---Workflow

Con la introducción de los flujos de trabajo en los DMS se revolucionó la manera de trabajar y los índices de productividad aumentaron dramáticamente en las organizaciones. La predicción le apunta a una ampliación en los procesos de negocio dentro de la gestión documental: de cara al cliente. Ahora ellos harán parte de la interacción y dejaran de ser actores pasivos al poder enviar y recibir información directamente de secuencias programadas dentro de la empresa, desde un sencillo panel de control.

El presagio más inevitable será el continuo crecimiento de la información almacenada dentro de las empresas y en consecuencia la necesidad de tener un sistema de gestión documental actualizado y excelente, ellos serán los protagonistas en la administración del recurso más importante de las empresas en su trabajo del día a día.

Esperamos hayan aprendido más en está ocasión, ya saben que estaremos atentos ante cualquier duda y aporte. ¡Hasta la próxima publicación!

Referencias

El Proceso de la Gestión Documental: Disposición

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Buenos días queridos lectores, hoy les hablare de la última etapa de la implementación de un DMS en una empresa, esta etapa se llama la disposición final de los documentos.

En esta etapa se analizan los documentos y se hace una valoración de ellos, de la cual se toma una decisión registrada en la tabla de retención o tabla de valoración documental, esta decisión es si el documento se conserva temporalmente, permanentemente o se elimina. Esta decisión se puede tomar en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos, mencionado paso por paso en este blog.

Sin título

La tabla de retención documental es el listado de las series documentales (una serie documental es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido similar) con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida. Esta tabla facilita la administración de los documentos ya que en esta:

  • Se hace más fácil el manejo de la información.
  • Facilita el acceso y control de los documentos en los tiempos estipulados en la tabla.
  • Garantiza la selección y conservación de los documentos permanentes.
  • Ayudan a controlar la producción y tramite documental.
  •  Proporciona un servicio eficaz y eficiente a la hora de administrar un documento.

Sin título

En la tabla de retención documental, se especifica cuanto tiempo se deben conservar las series documentales tanto en los archivos de gestión como en el archivo central.

El archivo de gestión comprende toda la documentación que continuamente se utiliza y se consulta por las diferentes áreas de la empresa.

El archivo central es aquel en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la empresa, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las diferentes áreas y particulares en general.

Ahora bien, los procesos en la disposición final son las siguientes:

  • CONSERVACIÓN TOTAL:

Este proceso se aplica a los documentos que tienen un valor permanente, es decir, los que contienen las directrices legales de la empresa (disposiciones legales) o los que informan del origen, el desarrollo, la estructura, los procedimientos y las políticas de la empresa, estos documentos son testimonio de su actividad y trascendencia.

En el caso de que los documentos tengan un soporte diferente al papel, deben cumplir con determinadas normas que garanticen su conservación permanente, esto es en caso de los microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas magnéticas y otros más.

En relación a los documentos con soporte en papel y tinta se deben preferir para la conservación los documentos que presenten mayor durabilidad y garantía.

  • ELIMINACIÓN:

La decisión de eliminar un documento debe estar debidamente diligenciada en la tabla de retención documental, este proceso es para aquellos documentos que han perdido su valor primario y secundario, y que no perjudican el soporte de otros documentos, la decisión de eliminar un documento, si no está establecida por la ley, es responsabilidad de la empresa.

  • MICROFILMACION:

Es un proceso muy antiguo y muy utilizado actualmente, y se basa en cambiar el soporte de los documentos en papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. El fin de este proceso es fotografiar los documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

  • SELECCIÓN:

El fin de este proceso es escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

La selección se le puede aplicar a los documentos que han perdido su vigencia, a los documentos cuya información se repite y a los documentos que no ameriten su conservación total.

Como podemos observar, este es el último paso del ciclo de vida de un proceso de gestión documental, en este decidimos que documento queremos conservar y que no, y por cuanto tiempo, es una etapa importante puesto que si no la realizamos correctamente, estaríamos guardando documentos que no necesitemos nunca, esto generaría un gasto innecesario de espacio, o inclusive estaríamos eliminando documentos que son de vital importancia para la empresa.

La próxima semana empezaremos a hablar de otros temas importantes en sistema de gestión documental, no se los pierdan ¡Hasta pronto!

 

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El Proceso de la Gestión Documental: Publicación

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Buenas noches estimados lectores, bueno como ya se han dado cuenta en este blog llevamos el paso a paso para la implementación de un DMS (Document Management System) en una organización, la semana pasada vimos el tema de flujo de trabajo y esta semana explicaremos el tema de la publicación, es muy importante haber leído el post de la semana anterior para poder entender el de esta semana.

Simplify

Antes de publicar un documento en un DMS se debe hacer una revisión por una o varias personas, con el fin de garantizar la coherencia, la certeza, el pensamiento lógico entre otras características del documento, estas revisiones las pueden hacer personas de la misma área en la que se elaboró el documento o personas ajenas a esta, cualquier error en el documento nos puede llevar a que sus usuarios o lectores se molesten o se sientan engañados generando así problemas para el área organizacional e incluso para la misma organización, los dos tipos de revisiones más usados antes de la publicación de un documentos son:

  • Corrección de textos: Es la lectura electrónica de un documento a publicar para detectar y corregir errores que se cometieron en la producción, deben ser por defecto casi perfectos ya que de estos depende el documento final, normalmente el corrector de textos lee un pedazo del texto el cual puede ser una palabra o conjunto de palabras y a continuación va y compara con las palabras que él tiene en su diccionario, en caso de no encontrarla la marca con unas marcas especifica de corrección de textos indicando así el error encontrados.

CMOSproofmarks

  • Revisión por pares: es la evaluación del documento por una o más personas que saben del tema, siguiendo unos estándares de calidad, mejorar el rendimiento y proveer credibilidad, este tipo de revisión generalmente esta categorizada por actividad es decir un documento de ingeniería civil debe ser revisado por expertos de ingeniería civil, un tipo de estas revisiones son las revisiones doble ciego las cuales son revisadas pero el revisor no se conoce la identidad del autor y viceversa, en nuestro ámbito tecnológico la IEEE Transactions on Software Engineering presta el servicio de revisión en el cual no usa este método ya que de esta manera puede el autor y el revisor establecer una relación de ayuda en la redacción del documento.

Peer-Review-Cartoon2

Los procesos de publicación en entidades públicas están regidos por otra serie de protocolos tales como las ISO, si quieres saber más de esto acá te dejamos un enlace para que lo revises:
http://www.iso.org/iso/products/standards/catalogue_ics_browse.htm?ICS1=01&ICS2=140&ICS3=40&

http://www.iso.org/iso/catalogue_ics_browse?ICS1=35&ICS2=240&ICS3=30&

Es importante reflexionar en tu empresa cómo se gestiona la publicación de los documentos,

Se verifica que la información que se va a publicar?

Quien la verifica?

Qué criterios de evaluación tienen los revisores?

Esperamos continúes pendiente del blog, la próxima semana estaremos con el último tema de este proceso, comenta y pregunta si no entendiste algo de la publicación o aporta recuerda que tus comentarios nos retroalimentan.

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El Proceso de la Gestión Documental: Flujos de Trabajo

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Tengan buen día queridos lectores. Ustedes se deben estar preguntando por la extensa cantidad de aspectos involucrados en la gestión documental, y es que como lo hemos explicado a lo largo de estas publicaciones se trata de un proceso como tal, que puede o no ser tratado con herramientas tecnológicas. Muchas empresas no disponen de soluciones de información que les ayuden a lidiar con este proceso y lo hacen todo manualmente, y aún así tienen buenos resultados. Bajo el lente de los DMS cada aspecto se soluciona de una mejor manera para todos los involucrados, y es lo que queremos hoy mostrarles por medio de los flujos de trabajo.

Workflow

La colaboración es una parte importante en el trabajo empresarial, y más cuando ciertas actividades necesitan de la aprobación, la revisión, la corrección y la mejora de documentos que van de persona en persona hasta concretar algún objetivo. Esto lo podemos ver cuando:

  • Se quiere aprobar un crédito a un cliente
  • Revisar la hoja de vida de un candidato
  • Generar ordenes de compra
  • Administrar reportes financieros
  • Muchos más

Lidiar manualmente con aspectos del proceso que ya hemos visto, como la captura, la creación, la clasificación, la distribución y la seguridad puede llegar a ser un dolor de cabeza para las empresas, a medida que el volumen de contenidos día a día van creciendo sin mesura. Es por esto que los DMS proveen un modulo de Workflow (Flujo de trabajo), para permitir la colaboración trasversal entre las áreas de la compañía frente a la administración de activos documentales: los que soportan las actividades del día a día en el negocio.

El trabajo entre procesos es llevado a cabo por medio de casos basados en reglas, caracterizados por:

  1. Asociar automáticamente documentos entrantes a procesos adecuados.
  2. Almacenar el flujo de documentos dentro de un proceso en base a las técnicas de almacenamiento que ya vimos.
  3. Llevar control de los documentos asociados vía control de versiones.
  4. Asignar responsables a cada fase del proceso, de tal manera que las personas sean alertadas cuando tengan trabajo que realizar.
  5. Generar salidas en base a plantillas asociadas.

Un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) puede contener los flujos en el tratamiento de documentos y conectarse al DMS para administrar su repositorio de documentos. En el siguiente vídeo podemos ver como puede ser creado el flujo de trabajo para cierto proceso documental:

Ahora somos conscientes del hilo armónico que articula cada uno de las fases del proceso de gestión documental que hemos visto; el trabajo entre todos ellos de cara a la empresa y a sus integrantes es facilitado por los flujos de trabajo definidos en la empresa y materializados en el módulo del sistema de gestión documental destinado a ello. Esperamos tus comentarios y preguntas, la próxima semana ultimando detalles del proceso de gestión documental. ¡Hasta entonces!

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El Proceso de la Gestión Documental : Distribución

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Buenos días queridos lectores, hoy vamos a hablar de la distribución de los documentos en la empresa, esta se define como una serie de actividades dirigidas a lograr y garantizar que los documentos de la empresa lleguen a donde tienen que llegar.

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Esta etapa se relaciona con el flujo de datos, al interior y exterior, de los documentos de una empresa. Sin importar el medio por el cual los documentos se envíen. Estos deben contar con mecanismos de control, de verificación de cuando se recibe y cuando se envía.

Existen varias actividades relacionadas a la distribución de documentos en una empresa, divididas en tres etapas, estas son:

  • Cuando hacen referencia a la distribución de documentos externos a la empresa:
    • Identificar dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
    • Clasificar las comunicaciones (de más importancia a menos importancia).
    • Organizar los documentos en los buzones o casilleros.
    • Enviar los documentos a dependencias competentes.
    • Reasignar documentos que estén mal direccionados.
    • Registrar los documentos recibidos para llevar un control de entrega.
  • Cuando hacen referencia a la distribución de documentos al interior de la empresa:
    • Identificar las dependencias.
    • Enviar los documentos a la dependencia competente.
    • Registrar la entrega de los documentos internos, para su posterior control.
  • Cuando hacen referencia a la distribución de documentos enviados por la empresa:
    • Definir los medio de distribución: fax, correo, correo electrónico, páginas web, personal u otros.
    • Tener un control del cumplimiento de los requisitos del documento.
    • Gestionar el correo tradicional: normal, certificado, especial.
    • Llevar un control y firma de las planillas de entrega
    • Llevar un control de las devoluciones.
    • Organizar la mensajería externa.
    • Registrar el envió de los documentos, para su posterior control.
    • En algunos casos, contratar empresas especializadas.

La importancia de un DMS en el proceso radica en las facilidades que proporciona para entregar los documentos indicados a las personas indicadas. La gestión de usuarios en áreas hace posible la aceptación de archivos para encaminarlos correctamente. Los ciclos de distribución son definidos fácilmente por los usuarios, de manera que dichas tareas pueden responder a eventos especiales que arrancan procesos de entrega bajo ciertas condiciones. Esto último será tratado en mayor detalle más adelante cuando hablemos de flujo de trabajo. ¡Hasta entonces!.

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El Proceso de la Gestión Documental : Seguridad

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Buenos días lectores, hoy vamos a hablar de seguridad en los sistemas de gestión documental, este tema es uno de los más importantes debido a que este será el guardián del activo más importante de la empresa: Know-How (saber hacer o conocimiento práctico, se refiere a los conocimientos, estrategias o secretos que una persona o empresa tienen, que le permiten realizar sus servicios o vencer con sus productos). No todo el mundo debe tener acceso a toda la información de la empresa ni mucho menos poder realizar determinadas acciones sobre el mismo (por ejemplo borrar o escribir).

Es importarte contar con controles de acceso para determinar de manera fácil que personas pueden entrar a los documentos, pero no solo eso también que acciones pueden ejecutar y en dónde.

Existen muchas formas de implementar una estrategia correcta de seguridad de la información, unas más extensas y complejas que otras, nosotros mostraremos unos pasos a seguir que según nuestro criterio, son los más primordiales, estos son:

  • Realización de un inventario de los archivos sensibles: Se deben catalogar correctamente los documentos y definir los tipos de los documentos con los que cuenta la organización. Luego de tener esta catalogación, se puede decidir cuales documentos son los más importantes o sensibles, los que necesitan de mas protección. Existen varias formas de asegurar un documento como son la de prohibir su descarga, firmas digitales, gestionar los permisos de acceso, etc.
  • Saber dónde están ubicados los archivos: Se deben organizar los archivos por carpetas y subcarpetas como vimos anteriormente en este blog (El proceso de la Gestión Documental: Almacenamiento y organización) para su fácil localización. En pocas palabras una estructura jerárquica y lógica que muestra cómo están organizados los archivos de la empresa. Esta estructura se almacena en un mismo servidor o sistema de almacenamiento masivo, facilitando su localización y medidas de seguridad físicas, realizando copias de seguridad o “back-ups”. Esto evita en gran medida que los documentos importantes estén regados en toda la organización.
  • Conocer quién tiene acceso a ellos en todo momento: Se deben definir los perfiles de los usuarios y los permisos para acceder a la información. También se debe contar con un registro de cuantas veces usa el archivo y que hace en él, para mayor seguridad.

Parecen pasos lógicos y de sentido común que se facilitan con un buen sistema de gestión documental. La seguridad en la información es un tema muy importante ya que es la columna vertebral de la organización, cada empresa por más pequeña que sea la debe implementar.

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El Proceso de la Gestión Documental : Control de Versiones

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Hola una vez más. La semana pasada terminamos de ver la importancia de asignar información a la misma información que guardamos en nuestro sistema, el día de hoy vamos a seguir con el proceso y vamos a hablar del control de versiones, una de las características más importantes y útiles que nos ofrecen los DMS.

El control de versiones (Versioning en inglés), es el proceso de trabajar con múltiples versiones de un mismo documento, ordenadas por fecha, de manera que es posible tener versiones antiguas de un archivo y separar las nuevas  que se vayan creando. Es una labor tan básica que podemos hacerla nosotros mismos, cuando renombramos una carpeta a «Antiguo» y trabajamos sobre esa versión para hacer una nueva.

Control de Versiones

Los sistemas de gestión documental administran el control de versiones a partir de los cambios hechos en cada archivo, creando una copia actualizada con un nombre distinto o una distinción que lo distinga de sus antecesores, usualmente un número consecutivo. Las vistas de documentos muestran por defecto la última versión actualizada, acompañada de la última persona que hizo el cambio. Esto es importante a la hora de trabajar en equipo, siempre es valioso saber quién hizo qué.

El control de versiones debe tener en cuenta las múltiples fuentes de las que puede proceder un mismo documento, es usual ver versiones relacionadas en correos electrónicos, discos duros, servidores, pero que en realidad son tratadas como archivos distintos, cuando no lo son. Otras características usuales en cuanto al control de versiones son:

  • Bloqueo de Documentos: Permite bloquear o desbloquear cierto archivo ante la modificación o el borrado.
  • Reversión de Versiones: En cualquier momento es posible revertir la versión de un documento a un estado anterior.
  • Comentarios: A cada versión es posible asignarle un comentario que facilite su comprensión.
  • Registro de Auditoria: Por cada documento es posible ver quien lo modificó y cuándo lo hizo, quien lo ha visto, lo ha comentado, eliminado o bloqueado y desbloqueado.
  • Papelera de Recuperación: Hace posible restaurar documentos o versiones eliminadas por accidente.
  • Permisos: Hace posible que los líderes prohíban el acceso a la edición de ciertos documentos.
  • Flujo de trabajo: El trabajo colaborativo entre usuarios es llevado a cabo de distintas maneras: centralizado, control de integraciones, etc. Un sistema flexible provee la opción de escoger el que mejor se adapte al negocio.

Un equipo profesional de trabajo necesita mantener sus documentos ordenados, las revisiones que se hacen sobre cada uno de ellos son continuas y hechas por muchas personas. Manejar el proceso de versiones manualmente es una labor abrumadora que puede tomar mucho tiempo y esfuerzo, es por eso que la mayoría de los DMS ofrecen un sistema eficiente de coordinación en la creación y revisión de documentos. Esperamos hayan aprendido más de este proceso, cualquier duda o aporte será bienvenido.

Referencias

El proceso de la Gestión Documental: Metadatos

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Hola de nuevo blogeros. La semana pasada descubrimos la importancia y utilidad de la indexación como fundamento para la consulta rápida y consistente de información de nuestros documentos. El día de hoy, vamos a profundizar un poco más al respecto y vamos a hablar de los metadatos, aquellas piezas informativas que acompañan cada uno de nuestros documentos. Para preparar el camino, empezaremos con una definición corta de que entender por metadatos y que sabemos que la recordaran fácilmente: “Datos acerca de los datos”, a continuación encontraran los principales elementos que pueden estar contenidos en los metadatos:

  • Identificador: es un identificador único para cada documento, es un código que normalmente tiene una combinación entre letras y números, el mismo sistema se puede encargar de la asignación o se puede digitar en el momento en que se procese el documento, puede estar compuesto por una parte individual y otra parte grupal,  por ejemplo:Para las actas de las reuniones que se lleven a cabo en la organización el identificador de los documentos deben empezar con ACT, si es de la oficina de Bogotá deben llevar el código 145, y el número del acta: ACT-145-04.
  • Título: Es el título dado al archivo que ayudara más adelante en la identificación cuando se trate de una búsqueda, este título me debe dar una noción de cuál es el contenido del documento, normalmente es digitado por el usuario ya que solo el usuario sabe el contenido del documento, cuando se dispone de un Sistema de Gestión Documental es importante definir cuáles serán los títulos según los tipos de documentos y también definir en qué lenguaje estarán, por ejemplo:Políticas, cuando se trate de documentos en los cuales se establezcan políticas organizacionales.
    Judicial, cuando son documentos que tratan de temas judiciales o legales.
  • Tema: Palabras claves o frases que describen el tema del contenido del documento, este ayuda a que se presente una búsqueda más rápida acompañado del título, puede ser opcional pero se recomienda que se use en los directorios o carpetas, por ejemplo:Carpeta en la que se encuentran todas las hojas de vida del personal de ventas de la compañía.
  • Descripción: Es un texto libre el cual provee mayor detalle del documento o carpeta, permitiendo de esta manera guiar a un usuario en la búsqueda de un documento, por ejemplo:Documento que posee toda la información de cuentas por pagar de la compañía en el año 2010.
  • Creador: Es la persona responsable por el contenido del documento, su propósito es identificar la entidad o la persona responsable del documento en caso de que algo este mal o se necesite hacer modificaciones.
  • Fecha: Es un dato demasiado importante en el cual probablemente se encuentre la fecha y la hora, puede incluir la fecha de creación, la de adquisición si se trata de un archivo recibido por un correo, fecha de la última vez que se abrió, la última vez que se cerró y fecha del dia en que se debe dejar de mostrar o eliminar.
  • Dirigido: Persona o grupo de personas a los que se va a dirigir el documento, puede ser la dirección de correo de la persona o la dirección de correo postal.
  • Relación: Identifica los demás documentos con los que está relacionado ese documento, puede incluir una aclaración de la relación con un documento que está alojado en la misma carpeta, puede ser una copia, un hijo, el padre, resumen de otro documento, por ejemplo:Resumen del documento de contratación con el estado cuyo identificador es: CONT-EST-158-14-01.
  • Agregación: Es donde se decide en qué nivel de jerarquía debe ser guardado el documento, y también explica que acciones pueden tomarse sobre ese documento.
  • Lenguaje: Es el lenguaje del contenido del documento, por ejemplo:ISO 639-2/B [Eng] Esta norma ISO está escrita en ingles
  • Ubicación: Ubicación física del archivo, describe la existencia del archivo físicamente, contiene stand, numero de caja, numero de folder, por ejemplo:Archivo primer piso de la sede principal en Bogotá, stand 15, folder 2589.
  • Derechos: Restricciones y permisos para el acceso a ese archivo nos ayuda a brindar un poco de seguridad puede contener fecha de expiración del archivo, lista de acceso de usuarios, lista de acceso de grupos de usuarios, entre otros.
  • Disposición: Son las acciones que se deben tomar cuando el ciclo de vida de este archivo finaliza, este podría incluir acciones a otros documentos, ruta de la carpeta donde se almacenara, estado después de que se exporte, entre otros.

Ahora sabemos que la información que acompaña cierto archivo no es simplemente el que contiene por dentro, también son todas las variables que dotan de contexto a nuestro archivo. Su utilidad va más allá de eso: los metadatos agilizan las búsquedas y las hacen más precisas; las lista de archivos se acompaña de información útil y relevante que facilita la comprensión y lectura; tal como vimos en el almacenamiento y la organización, las estructuras de documentos se construyen a partir de elementos como los que podemos encontrar en los metadatos, de manera que, por ejemplo, a partir de árboles de datos clasificamos los archivos de un área en particular. Esperamos esta explicación haya alimentado tu conocimiento, estaremos atentos a cualquier comentario o pregunta.

Es importante que reflexionen acerca de los metadatos en la compañía en la que trabajan, es posible que se pregunten: Tenemos metadatos en los archivos digitales que gestionamos?  Como son los procesos de búsqueda en los repositorios donde almaceno documentos? Como usan los metadatos?

Referencias

Requisitos para un sistema de gestión de registros electrónicos: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/metadatafinal.pdf

Sistema de gestión documental: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

El Proceso de la Gestión Documental : Indexación

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Buen día lectores, en esta ocasión continuaremos con nuestro ciclo de publicaciones referentes a los aspectos que intervienen durante el trabajo con sistemas de gestión documental. Hoy, hablaremos de la indexación, un tema que va muy de la mano a los procesos captura y almacenamiento que ya hemos venido trabajando.

Una característica valiosa de los DMS es su capacidad para enlazar información compartida entre diferentes documentos, de manera que es posible mantener relaciones entre los archivos para su futura consulta. Por ejemplo, una factura de venta para un cliente puede ir de la mano con el pedido que ese cliente hizo días atrás; es importante relacionar que ese pedido corresponde ahora con esa factura., si no fuese así preguntas como ¿Por qué facturamos unos productos que el cliente no había solicitado?, ¿Dónde está la orden de pedido para esta venta?, etc. no serían fáciles de resolver.

Pues bien, aquí es donde entra en juego la indexación de documentos: Gracias a ella podemos asignar información contextual a los archivos para clasificarlos por criterios de negocio y hacer más fácil la búsqueda y la recuperación de documentos en base a un hilo lógico en común.

Técnicamente la indexación consiste en asignar «tags» o etiquetas a los archivos, tenidos en cuenta a la hora de buscar información en el sistema. Las etiquetas otorgan señales de información que identifican someramente la esencia del contenido y el entorno de negocios de un archivo. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, quisiéramos identificar nuestras facturas por cliente, vendedor, fecha, productos que contempla, etc. Con eso, es mucho más fácil identificar cual fue el pedido asociado a esa factura.

indexacion

Ahora puedes estar preguntándote: ¿Y cómo hago la indexación de mis documentos, cuando muchos de ellos pueden tener mucha información relevante? Una manera de hacerlo es manualmente, poniendo etiquetas por cada archivo subido (metadatos) y hacerlo en base a una topología de indices que organicen la estructura por identificadores jerárquicos (usando números por ejemplo). Otra opción que puede ser no excluyente con la anterior, es dejar que el DMS analice el documento y asigne sus propias etiquetas, de manera que se pueda buscar por el contenido de un archivo y obtenerlo al instante. Curiosamente, los sistemas también pueden asignar metadatos a los archivos, haciendo esta labor totalmente automática en muchos de los casos.

Imagina que no se tuviera en cuenta esta fase y más adelante quisieras recuperar un documento específico entre la gran maraña de documentos que podrías tener: ¡el tiempo en hacerlo sería absurdo! Y mas aun si no es una tarea de una sola veces, sino diaria … Gracias a la indexación la recuperación es mucho más sencilla, hacerlo no toma mucho tiempo y también ayuda a ahorrar mucho más.

Referencias