Buenos días queridos lectores, hoy vamos a hablar de la distribución de los documentos en la empresa, esta se define como una serie de actividades dirigidas a lograr y garantizar que los documentos de la empresa lleguen a donde tienen que llegar.
Esta etapa se relaciona con el flujo de datos, al interior y exterior, de los documentos de una empresa. Sin importar el medio por el cual los documentos se envíen. Estos deben contar con mecanismos de control, de verificación de cuando se recibe y cuando se envía.
Existen varias actividades relacionadas a la distribución de documentos en una empresa, divididas en tres etapas, estas son:
- Cuando hacen referencia a la distribución de documentos externos a la empresa:
- Identificar dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificar las comunicaciones (de más importancia a menos importancia).
- Organizar los documentos en los buzones o casilleros.
- Enviar los documentos a dependencias competentes.
- Reasignar documentos que estén mal direccionados.
- Registrar los documentos recibidos para llevar un control de entrega.
- Cuando hacen referencia a la distribución de documentos al interior de la empresa:
- Identificar las dependencias.
- Enviar los documentos a la dependencia competente.
- Registrar la entrega de los documentos internos, para su posterior control.
- Cuando hacen referencia a la distribución de documentos enviados por la empresa:
- Definir los medio de distribución: fax, correo, correo electrónico, páginas web, personal u otros.
- Tener un control del cumplimiento de los requisitos del documento.
- Gestionar el correo tradicional: normal, certificado, especial.
- Llevar un control y firma de las planillas de entrega
- Llevar un control de las devoluciones.
- Organizar la mensajería externa.
- Registrar el envió de los documentos, para su posterior control.
- En algunos casos, contratar empresas especializadas.
La importancia de un DMS en el proceso radica en las facilidades que proporciona para entregar los documentos indicados a las personas indicadas. La gestión de usuarios en áreas hace posible la aceptación de archivos para encaminarlos correctamente. Los ciclos de distribución son definidos fácilmente por los usuarios, de manera que dichas tareas pueden responder a eventos especiales que arrancan procesos de entrega bajo ciertas condiciones. Esto último será tratado en mayor detalle más adelante cuando hablemos de flujo de trabajo. ¡Hasta entonces!.
DMS: Sistema de Gestión Documental 