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Introducción

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Bienvenidos de nuevo, en esta ocasión vamos a detallar el entorno del Sistema de Gestión Documental dentro de las empresas, un entorno conocido comúnmente como «El dilema de la gestión documental».

Dentro de los procesos comunes de una organización, es usual encontrar la creación, el uso y la disposición de un sinnúmero de documentos, que van desde facturas de ventas hasta contratos con los clientes. De esta manera, un documento cualquiera sufre de diversas transformaciones durante su estadía en la organización, a este proceso se le conoce como “Ciclo de vida del documento”, el cual se conforma de las siguientes fases usualmente:

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Las empresas tienen que lidiar con la administración del flujo de todos los documentos que maneja, y la manera en cómo lo hace se conoce como gestión documental. Para facilitar y optimizar esta labor, existe una solución de software importante conocida como DMS, el tema central de este blog.

Sistema de Gestión Documental, conocido normalmente como DMS por sus siglas en inglés Document Management System, es una solución perfecta para los problemas de gestión documental, este sistema gestiona los documentos de una organización y son archivados correctamente en un fichero electrónico, esto nos permite que cualquier empleado autorizado acceda al sistema desde su estación de trabajo y pueda dar respuesta a nuestros clientes en cuestión de segundos. Las principales ventajas de implementarlo son :

  • Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

  • Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

  • Reducción del costo de archivado.

  • Reducción de la recuperación de un documento.

  • Acceso concurrente a un documento.

  • Mejora de atención a los clientes.

  • Reducción de costes legales.

  • Reducción de costes de acceso a la documentación.

  • Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

  • Incremento en la satisfacción de los empleados.

Alguna vez dentro de tu organización o en la organización que trabajas te has hecho alguna de estas preguntas:

  • Que tanto tiempo toman mis empleados buscando un documento físico? Que tan fácil es encontrarlo? Alguien sabe con exactitud en qué cajón o archivador se encuentra el documento? Quien fue el último que lo modifico?
  • Cuanto me valen las impresiones dentro de mi compañía? Que tanto estoy ayudando al medio ambiente?
  • Si dos personas necesitan revisar y editar un documento Que debo hacer? Imprimirlo dos veces y luego las correcciones que alguno haga las pase el otro?
  • Qué pasa si no tengo algunos documentos legales a la mano y necesito presentarlos con urgencia ante las entidades revisoras?
  • Que tan felices están mis empleados buscando archivos físicos todo el día y todos los días?

Si no te has hecho ninguna de estas preguntas es mejor que te las haga y lo más antes posible. Esperamos contar con tu participación en el blog, ¡cualquier duda o sugerencia no dudes en comentárnosla!.

Referencias

Bienvenid@s

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¿Alguna vez ha tenido que enfrentarse con alguna de estas situaciones en su organización?

  • Necesita consultar cierto tipo de documentos, pero no recuerda en dónde están a falta de una organización eficiente.

  • Posee una abrumadora cantidad de documentación en el archivo de su compañía sin saber exactamente que guarda.

  • No puede sincronizar las tareas dentro de su organización que dependen de ciertos documentos específicos, provocando pérdidas de tiempo y retrasos importantes.

  • Se ha visto involucrado en sanciones legales a falta de documentación importante que ya no posee.

  • Ha perdido clientes porque no sabe administrar los archivos que ellos necesitan a tiempo.

  • Sus empleados han elaborado documentos erróneos y usted no los ha podido revisar porque no se encuentra en la organización.

  • No recuerda o no sabe qué área de la organización es responsable de cierto documento.

  • Tiene infinitas versiones del mismo archivo y ninguna es correcta.

Si es así, ha llegado al lugar indicado. Le damos la bienvenida a nuestro blog en donde encontrará una solución para cada uno de estos problemas y otros relacionados con la gestión documental.

A continuación verás un vídeo introductorio al tema:

Esperamos contar con tu participación recuerda que ¡la solución esta a un clic de distancia, tu opinión es muy importante para nosotros!