Buen día lectores, en esta ocasión continuaremos con nuestro ciclo de publicaciones referentes a los aspectos que intervienen durante el trabajo con sistemas de gestión documental. Hoy, hablaremos de la indexación, un tema que va muy de la mano a los procesos captura y almacenamiento que ya hemos venido trabajando.
Una característica valiosa de los DMS es su capacidad para enlazar información compartida entre diferentes documentos, de manera que es posible mantener relaciones entre los archivos para su futura consulta. Por ejemplo, una factura de venta para un cliente puede ir de la mano con el pedido que ese cliente hizo días atrás; es importante relacionar que ese pedido corresponde ahora con esa factura., si no fuese así preguntas como ¿Por qué facturamos unos productos que el cliente no había solicitado?, ¿Dónde está la orden de pedido para esta venta?, etc. no serían fáciles de resolver.
Pues bien, aquí es donde entra en juego la indexación de documentos: Gracias a ella podemos asignar información contextual a los archivos para clasificarlos por criterios de negocio y hacer más fácil la búsqueda y la recuperación de documentos en base a un hilo lógico en común.
Técnicamente la indexación consiste en asignar «tags» o etiquetas a los archivos, tenidos en cuenta a la hora de buscar información en el sistema. Las etiquetas otorgan señales de información que identifican someramente la esencia del contenido y el entorno de negocios de un archivo. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, quisiéramos identificar nuestras facturas por cliente, vendedor, fecha, productos que contempla, etc. Con eso, es mucho más fácil identificar cual fue el pedido asociado a esa factura.
Ahora puedes estar preguntándote: ¿Y cómo hago la indexación de mis documentos, cuando muchos de ellos pueden tener mucha información relevante? Una manera de hacerlo es manualmente, poniendo etiquetas por cada archivo subido (metadatos) y hacerlo en base a una topología de indices que organicen la estructura por identificadores jerárquicos (usando números por ejemplo). Otra opción que puede ser no excluyente con la anterior, es dejar que el DMS analice el documento y asigne sus propias etiquetas, de manera que se pueda buscar por el contenido de un archivo y obtenerlo al instante. Curiosamente, los sistemas también pueden asignar metadatos a los archivos, haciendo esta labor totalmente automática en muchos de los casos.
Imagina que no se tuviera en cuenta esta fase y más adelante quisieras recuperar un documento específico entre la gran maraña de documentos que podrías tener: ¡el tiempo en hacerlo sería absurdo! Y mas aun si no es una tarea de una sola veces, sino diaria … Gracias a la indexación la recuperación es mucho más sencilla, hacerlo no toma mucho tiempo y también ayuda a ahorrar mucho más.
Referencias
- Gestión Documental: http://www.docuvantage.com/document-management-basic-tutorials/what-is-document-management
- Document Indexing: http://www.docuvantage.com/document-indexing
- The Key to Finding Documents Quickly: http://www.sohodox.com/articles/document-indexing-the-key-to-finding-documents-quickly
DMS: Sistema de Gestión Documental 
Buen día, muy interesante el tema de indexación, me surge una duda, cuando hablan de indexación manual, deben crear una base de datos de tags?
o esta se crea automáticamente cuando se le asigna el tag al documento?
Hola Jorge,
los sistemas de gestión documental tratan de ocultar en lo posible cualquier complejidad técnica para el usuario, ya que no todas las personas que manipules un DMS van a ser expertos conocedores en cosas como la creación de una BD. Por tanto, asignar unos tags a un documento relaciona información en forma de metadatos al mismo documento y las guarda en un sitio del sistema donde es posible asignar los mismos tags a otros archivos.
Cualquier otra duda no dudes en preguntar.