El proceso de la Gestión Documental: Metadatos

Hola de nuevo blogeros. La semana pasada descubrimos la importancia y utilidad de la indexación como fundamento para la consulta rápida y consistente de información de nuestros documentos. El día de hoy, vamos a profundizar un poco más al respecto y vamos a hablar de los metadatos, aquellas piezas informativas que acompañan cada uno de nuestros documentos. Para preparar el camino, empezaremos con una definición corta de que entender por metadatos y que sabemos que la recordaran fácilmente: “Datos acerca de los datos”, a continuación encontraran los principales elementos que pueden estar contenidos en los metadatos:

• Identificador: es un identificador único para cada documento, es un código que normalmente tiene una combinación entre letras y números, el mismo sistema se puede encargar de la asignación o se puede digitar en el momento en que se procese el documento, puede estar compuesto por una parte individual y otra parte grupal,  por ejemplo:Para las actas de las reuniones que se lleven a cabo en la organización el identificador de los documentos deben empezar con ACT, si es de la oficina de Bogotá deben llevar el código 145, y el número del acta: ACT-145-04.

• Título: Es el título dado al archivo que ayudara más adelante en la identificación cuando se trate de una búsqueda, este título me debe dar una noción de cuál es el contenido del documento, normalmente es digitado por el usuario ya que solo el usuario sabe el contenido del documento, cuando se dispone de un Sistema de Gestión Documental es importante definir cuáles serán los títulos según los tipos de documentos y también definir en qué lenguaje estarán, por ejemplo:Políticas, cuando se trate de documentos en los cuales se establezcan políticas organizacionales.
  Judicial, cuando son documentos que tratan de temas judiciales o legales.

• Tema: Palabras claves o frases que describen el tema del contenido del documento, este ayuda a que se presente una búsqueda más rápida acompañado del título, puede ser opcional pero se recomienda que se use en los directorios o carpetas, por ejemplo:Carpeta en la que se encuentran todas las hojas de vida del personal de ventas de la compañía.

• Descripción: Es un texto libre el cual provee mayor detalle del documento o carpeta, permitiendo de esta manera guiar a un usuario en la búsqueda de un documento, por ejemplo:Documento que posee toda la información de cuentas por pagar de la compañía en el año 2010.

• Creador: Es la persona responsable por el contenido del documento, su propósito es identificar la entidad o la persona responsable del documento en caso de que algo este mal o se necesite hacer modificaciones.
• Fecha: Es un dato demasiado importante en el cual probablemente se encuentre la fecha y la hora, puede incluir la fecha de creación, la de adquisición si se trata de un archivo recibido por un correo, fecha de la última vez que se abrió, la última vez que se cerró y fecha del dia en que se debe dejar de mostrar o eliminar.
• Dirigido: Persona o grupo de personas a los que se va a dirigir el documento, puede ser la dirección de correo de la persona o la dirección de correo postal.
• Relación: Identifica los demás documentos con los que está relacionado ese documento, puede incluir una aclaración de la relación con un documento que está alojado en la misma carpeta, puede ser una copia, un hijo, el padre, resumen de otro documento, por ejemplo:Resumen del documento de contratación con el estado cuyo identificador es: CONT-EST-158-14-01.

• Agregación: Es donde se decide en qué nivel de jerarquía debe ser guardado el documento, y también explica que acciones pueden tomarse sobre ese documento.
• Lenguaje: Es el lenguaje del contenido del documento, por ejemplo:ISO 639-2/B [Eng] Esta norma ISO está escrita en ingles

• Ubicación: Ubicación física del archivo, describe la existencia del archivo físicamente, contiene stand, numero de caja, numero de folder, por ejemplo:Archivo primer piso de la sede principal en Bogotá, stand 15, folder 2589.

• Derechos: Restricciones y permisos para el acceso a ese archivo nos ayuda a brindar un poco de seguridad puede contener fecha de expiración del archivo, lista de acceso de usuarios, lista de acceso de grupos de usuarios, entre otros.
• Disposición: Son las acciones que se deben tomar cuando el ciclo de vida de este archivo finaliza, este podría incluir acciones a otros documentos, ruta de la carpeta donde se almacenara, estado después de que se exporte, entre otros.

Ahora sabemos que la información que acompaña cierto archivo no es simplemente el que contiene por dentro, también son todas las variables que dotan de contexto a nuestro archivo. Su utilidad va más allá de eso: los metadatos agilizan las búsquedas y las hacen más precisas; las lista de archivos se acompaña de información útil y relevante que facilita la comprensión y lectura; tal como vimos en el almacenamiento y la organización, las estructuras de documentos se construyen a partir de elementos como los que podemos encontrar en los metadatos, de manera que, por ejemplo, a partir de árboles de datos clasificamos los archivos de un área en particular. Esperamos esta explicación haya alimentado tu conocimiento, estaremos atentos a cualquier comentario o pregunta.

Es importante que reflexionen acerca de los metadatos en la compañía en la que trabajan, es posible que se pregunten: Tenemos metadatos en los archivos digitales que gestionamos?  Como son los procesos de búsqueda en los repositorios donde almaceno documentos? Como usan los metadatos?

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Referencias

Requisitos para un sistema de gestión de registros electrónicos: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/metadatafinal.pdf

Sistema de gestión documental: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system